Adempimenti, modalità operative e sanzioni per esercenti che accettano pagamenti elettronici
Dal 1° gennaio 2026 scatterà l’obbligo per tutte le imprese che accettano pagamenti elettronici (POS) di collegare i terminali POS ai registratori telematici (RT) o gestire l’associazione tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate. La disposizione è prevista dalla Legge di Bilancio 2025 ed è stata attuata con il Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424470/2025 e il Comunicato AdE del 31 ottobre 2025.
L’obbligo riguarda l’associazione univoca dei pagamenti elettronici con gli scontrini/fatture trasmessi dal registratore telematico e si applica a tutte le attività che emettono corrispettivi e accettano pagamenti elettronici.
L’integrazione tra RT e POS può avvenire:
- collegamento logico tramite portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate: non è richiesto un collegamento fisico diretto tra gli apparati; la procedura di associare i dispositivi viene effettuata accedendo con credenziali personali (SPID, CIE, CNS o credenziali AdE) e gestendo l’abbinamento tra matricole di POS e RT;
- collegamento tecnico diretto ove disponibile (soluzione predisposta dai fornitori di POS/RT).
L’Agenzia delle Entrate ha previsto un servizio online dedicato per gestire questi collegamenti, che sarà disponibile dall’avvio del servizio (funzionalità web) presumibilmente nei primi mesi del 2026.
Obblighi operativi per l’esercente
Per non incorrere in contestazioni è fondamentale che gli esercenti:
- associno con precisione ogni pagamento elettronico al corrispettivo RT trasmesso;
- registrino tutte le operazioni tramite RT, incluse quelle normalmente non gestite (ricariche telefoniche, monopoli, giochi etc.);
- configurino POS e RT in modo da produrre report giornalieri integrati per eventuali controlli incrociati da parte dell’Amministrazione finanziaria;
- adeguino software gestionali e dispositivi per garantire il reporting corretto e coerente dei flussi.
Tempistiche attuative
- L’obbligo decorre formalmente dal 1° gennaio 2026;
- la funzionalità per la registrazione dei collegamenti sull’area dell’Agenzia potrebbe essere resa disponibile nei primi mesi del 2026, con possibili termini operativi per completare l’associazione;
- per POS/RT già in uso alla data di entrata in vigore, la registrazione dovrà essere effettuata entro i termini che l’Agenzia delle Entrate ufficializzerà tramite avviso.
Sanzioni e rischi di non conformità
In caso di mancato collegamento o errori nella trasmissione dei dati:
- Omessa trasmissione dei dati di pagamento: sanzione di 100 euro per ciascun invio mancante, fino ad un massimo di 1.000 euro per trimestre;
- mancato collegamento POS–RT: sanzione da € 1.000 a € 4.000. Possibile sospensione della licenza dell’esercizio nei casi più gravi.
Aspetti tecnici aggiuntivi
- Il collegamento non richiede un collegamento hardware diretto tra POS e RT: l’abbinamento è di tipo amministrativo/informatico tramite portale web;
- Il collegamento deve essere aggiornato in caso di variazioni dei dispositivi (nuovi POS, dismissioni, trasferimento di unità locale);
- Le informazioni su modalità di pagamento (contanti/elettronico) dovranno essere sempre corrette e coerenti tra POS e RT per evitare incongruenze.
Supporto e convenzioni per gli associati CNA
Grazie alla convenzione con Re.Ca. Systems, gli associati CNA possono accedere a:
- consulenza tecnica dedicata per adeguamento dei dispositivi POS e RT;
- agevolazioni economiche e supporto operativo per la configurazione e l’associazione dei collegamenti.
Contatta Re.Ca. Systems per avere maggiori informazioni (071.9199363 o info@recasystems.it)
